Vì sao email không cho gửi file quá 25MB? Tìm hiểu nguyên nhân kỹ thuật, bảo mật và chiến lược đằng sau giới hạn này, cùng các ưu – nhược điểm thực tế.

Giới hạn 25MB trong email – Nỗi khổ của thời đại số?

Trong thời đại công nghệ số, khi việc tải lên hàng GB dữ liệu lên cloud chỉ mất vài phút, nhiều người thắc mắc:

Tại sao email – công cụ liên lạc phổ biến toàn cầu – vẫn giới hạn file đính kèm ở mức “khiêm tốn” 25MB?

Để hiểu lý do, chúng ta cần nhìn lại lịch sử phát triển, kỹ thuật truyền tải dữ liệu, và cả chiến lược vận hành của các nhà cung cấp dịch vụ email.

Vì sao email giới hạn dung lượng file đính kèm

1. Thiết kế nguyên thủy của email không dành cho file nặng

Email ra đời từ những năm 1970, với mục đích chính là gửi tin nhắn văn bản ngắn gọn.

Giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), nền tảng của email, không được tối ưu cho việc truyền tải file lớn hay dữ liệu đa phương tiện.

2. Mã hóa Base64 làm phình to dữ liệu

Khi gửi file qua email, dữ liệu được mã hóa sang định dạng Base64 để tương thích với hệ thống – điều này làm tăng kích thước file lên khoảng 33-40%.
→ Một file 20MB thực tế có thể trở thành 26-28MB sau khi mã hóa.

3. Giới hạn để bảo vệ tài nguyên hệ thống

Các nhà cung cấp email cần bảo vệ tài nguyên máy chủ (băng thông, bộ nhớ, xử lý) để duy trì hiệu suất cho hàng triệu người dùng.
→ Giới hạn dung lượng giúp tránh spam, giảm tải hệ thống, và tăng tính bảo mật.

4. Chiến lược khuyến khích dùng dịch vụ đám mây

Google, Microsoft hay Apple có các nền tảng lưu trữ đám mây riêng như Google Drive, OneDrive, iCloud.
→ Giới hạn dung lượng trong email là cách gián tiếp “dắt tay” người dùng sang dịch vụ khác, vừa nâng cao trải nghiệm vừa tăng doanh thu từ gói trả phí.

Ưu điểm của việc giới hạn file đính kèm trong email

1. Tiết kiệm tài nguyên hệ thống – giảm tải máy chủ, giữ hệ thống vận hành ổn định
2. Tương thích rộng rãi – dễ dàng giao tiếp giữa các nền tảng khác nhau
3. Tăng cường bảo mật – dễ quét virus/malware hơn với file dung lượng nhỏ
4. Thúc đẩy ứng dụng công nghệ mới – người dùng chuyển sang Google Drive, Dropbox…

 Nhược điểm khi email chỉ cho gửi file dưới 25MB

1. Gây bất tiện khi cần gửi video, tài liệu dài, hình ảnh chất lượng cao
2. Phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài – gây phiền phức nếu mạng yếu
3. Không đồng bộ giữa các hệ thống – có thể dẫn đến lỗi gửi/nhận file

Bảng so sánh giới hạn dung lượng email của các nhà cung cấp phổ biến

Nếu gửi file 30MB nhưng người nhận chỉ hỗ trợ 25MB thì sao?

Kết quả: Email sẽ bị từ chối.
Người gửi nhận thông báo lỗi kiểu: “Message size exceeds limit”, còn người nhận… không hề hay biết có ai vừa gửi file cho mình!

→ Cách giải quyết: Hãy sử dụng dịch vụ như Google Drive, OneDrive, Dropbox hoặc WeTransfer để chia sẻ link thay vì gửi trực tiếp.

Tóm lại 

Giới hạn file đính kèm trong email là sự cân bằng giữa hiệu năng, bảo mật và chiến lược phát triển dịch vụ.
Dù gây khó khăn nhất định, nhưng chính giới hạn này lại thúc đẩy người dùng ứng dụng công nghệ mới như lưu trữ đám mây – nơi không gian gần như vô hạn.

Vì vậy, lần tới khi bạn gặp lỗi “file quá lớn”, đừng vội tức giận.
Hãy xem đó là cơ hội để bước vào kỷ nguyên mới – nơi chia sẻ dễ dàng hơn, nhanh hơn, và thông minh hơn.