Vì Sao Email Lại Bị Rơi Vào Mục Spam?

Trong thời đại công nghệ số, email là công cụ giao tiếp không thể thiếu. Tuy nhiên, không ít email lại rơi vào thư mục spam và bị người nhận bỏ qua. Vậy làm thế nào để gửi email không bị spam? Hãy cùng khám phá 14 nguyên tắc vàng giúp bạn gửi email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

1. Xây Dựng Danh Sách Email Chất Lượng

Chỉ gửi email cho những người đã đăng ký hoặc đồng ý nhận thông tin từ bạn.

Tránh mua danh sách email hoặc thu thập dữ liệu không minh bạch.

2. Tránh Sử Dụng Từ Ngữ Nhạy Cảm (Spam Trigger Words)

Những từ như: “giảm giá”, “miễn phí”, “mua ngay”, “quảng cáo”… dễ khiến email bị chặn.

Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, chân thành và rõ ràng.

3. Hạn Chế Viết HOA TOÀN BỘ

Chữ in hoa quá nhiều khiến email giống như… đang la hét!

Giữ tone nhẹ nhàng, chuyên nghiệp.

4. Định Dạng Email Đẹp Mắt, Chuyên Nghiệp

Một email dễ đọc, rõ ràng, với phông chữ và màu sắc hài hòa sẽ tạo thiện cảm.

Sử dụng các đoạn ngắn, danh sách bullet, CTA rõ ràng.

5. Thêm Chữ Ký Có Liên Kết Website

Hãy chèn thông tin liên hệ và website trong chữ ký để tăng độ tin cậy.

Ví dụ: www.tencongtycuaban.com

6. Kiểm Tra Chính Tả & Ngữ Pháp

Email sai chính tả = giảm uy tín + dễ bị gắn mác spam.

Dùng công cụ kiểm tra như Grammarly, LanguageTool…

7. Tránh Gửi File Đính Kèm Lớn

Nên dùng Google Drive, Dropbox để chia sẻ link thay vì gửi trực tiếp file nặng.

8. Cân Bằng Văn Bản Và Hình Ảnh

Đừng chỉ gửi hình ảnh, hãy đảm bảo có đủ nội dung văn bản.

Giúp hiển thị tốt hơn trên mobile và tránh bộ lọc spam.

9. Không Dùng Liên Kết Rút Gọn (Shortened URLs)

Bitly, TinyURL có thể bị đánh dấu là không an toàn. Hãy dùng link đầy đủ hoặc URL từ domain chính.

10. Cài Đặt Mã Xác Thực SPF, DKIM

Cực kỳ quan trọng trong kỹ thuật gửi email chuyên nghiệp:

• SPF: Xác minh máy chủ gửi email.
• DKIM: Chữ ký điện tử xác nhận người gửi.

11. Luôn Cung Cấp Tùy Chọn Hủy Đăng Ký

Hãy tôn trọng người nhận. Một liên kết “unsubscribe” rõ ràng sẽ giúp bạn tuân thủ luật pháp và xây dựng uy tín lâu dài.

12. Test Email Trước Khi Gửi Hàng Loạt

Sử dụng công cụ như:

• Mail Tester
• GlockApps
• Litmus
  …để kiểm tra khả năng vào inbox.

13. Tuân Thủ Chính Sách Của Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Email

Mỗi nền tảng (Gmail, Outlook, Mailchimp…) có chính sách riêng. Hãy đọc kỹ và tuân thủ đúng.

14. Theo Dõi Thống Kê & Tối Ưu Chiến Dịch

Sử dụng các chỉ số như:

• Tỷ lệ mở (Open rate)
• Tỷ lệ click (CTR)
• Tỷ lệ hủy đăng ký (Unsub rate)
  … để điều chỉnh nội dung phù hợp.

Kết Luận

Việc gửi email không chỉ là nhấn nút “Send”, mà là cả một quá trình xây dựng uy tín, nội dung chất lượng và trải nghiệm người nhận. Tuân thủ 14 nguyên tắc trên sẽ giúp bạn:

• Gửi email không vào spam
• Tăng tỷ lệ mở và phản hồi
• Xây dựng thương hiệu uy tín qua từng lần giao tiếp